اصفهان پیشتاز اجرای سامانه‌های نوین ثبت شرکت‌ها و اسناد رسمی

اصفهان پیشتاز اجرای سامانه‌های نوین ثبت شرکت‌ها و اسناد رسمی

تحول دیجیتالی در ساختار خدمات ثبتی کشور با راه‌اندازی «سامانه هوشمند ثبت شرکت‌ها و اسناد رسمی» وارد مرحله‌ای شده که می‌تواند شیوه سنتی و پرهزینه ارائه خدمات ثبتی را برای همیشه تغییر دهد. این سامانه که بر اساس تکالیف ماده‌های ۴ و ۱۴ قانون برنامه هفتم توسعه طراحی و اجرا شده، به‌عنوان یک پروژه ملی، هم‌زمان چند روند مهم را هدف گرفته است: کاهش مراجعه حضوری، سرعت‌بخشیدن به ثبت شرکت‌ها و اسناد، حذف مراحل کاغذی و اتصال یکپارچه دستگاه‌های مختلف به یک بستر مشترک. ارزیابی نتایج اولیه در استان اصفهان نشان می‌دهد که این برنامه توانسته در مدت کوتاهی، محدودیت‌ها و کندی‌های گذشته را به‌طور محسوس کاهش دهد.

سامانه‌ای که فقط ارتقا نیست؛ بازطراحی کامل ثبت کشور

یه گزارش خبرنگار  دنیای اسرار ،صادق سعادتیان، معاون امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، که در نشست تخصصی با رؤسای واحدهای ثبتی و اصحاب رسانه در استان اصفهان از آغاز به‌کار رسمی این سامانه خبر داد، گفت: این پروژه نه یک به‌روزرسانی ساده، بلکه بازطراحی کامل فرایندهای ثبتی کشور است.

فرایند کاملاً غیرحضوری؛ از انتخاب نام تا افتتاح حساب بانکی

وی توضیح داد: در این سامانه، تمام مراحل ثبت شرکت از انتخاب نام تا انتشار آگهی و حتی افتتاح حساب بانکی، بدون نیاز به مراجعه حضوری و تنها با بارگذاری اطلاعات و دریافت امضای دیجیتال انجام می‌شود. این تغییر به‌گونه‌ای طراحی شده که مردم از محل کار یا خانه خود بتوانند کل فرایند تشکیل یک شخصیت حقوقی جدید را مدیریت کنند.

عملکرد پایلوت اصفهان در سه هفته نخست

سعادتیان گفت: استان اصفهان در این طرح ملی نقشی فراتر از یک پایلوت معمول داشته است. در مدت اجرای اولیه، بیش از یک‌هزار و چهارصد نفر از خدمات سامانه استفاده کرده‌اند و ثبت ۹۷۲ درخواست نشان می‌دهد که جامعه هدف به سرعت با مدل جدید همراه شده است. از میان این درخواست‌ها، ۲۶۴ مورد به افتتاح حساب اختصاص داشته و ۲۱۷ نام شرکت در همان مرحله اول تأیید شده است؛ این در حالی است که در ساختار سنتی، بسیاری از طرح‌های نام‌گذاری به دلیل مشابهت یا تکرار رد می‌شدند. همچنین ثبت ۲۰۷ شرکت با مسئولیت محدود و سهامی خاص نشان‌دهنده قابل‌اتکا بودن سامانه برای ایجاد شرکت‌های جدید است.

هوشمندسازی نام‌گذاری شرکت‌ها؛ پایان یک معضل چند ده‌ساله

وی عنوان کرد: یکی از مهم‌ترین نقاط قوت این سامانه، استفاده از پردازش هوشمند برای انتخاب نام شرکت است. پیش از این، تأیید نام پیشنهادی یکی از چالش‌برانگیزترین بخش‌های ثبت شرکت بود و طبق آمار، تنها حدود ۱۴ تا ۲۰ درصد نام‌ها در اولین درخواست تأیید می‌شد. اکنون با «نام‌یار»، بیش از ۹۰ درصد نام‌ها در همان مرحله نخست بدون ارجاع مجدد به اداره ثبت مورد پذیرش قرار می‌گیرد. در صورت وجود تشابه، سامانه بلافاصله چند نام مناسب دیگر پیشنهاد می‌دهد و متقاضی می‌تواند همان‌جا نام نهایی را انتخاب کند. این موضوع یکی از اصلی‌ترین عوامل کاهش زمان ثبت شرکت از حدود یک ماه به تنها چند روز بوده است.

کاهش خطا، برگشت پرونده و حذف اشتباهات انسانی

سعادتیان تأکید کرد: یکی دیگر از نتایج مستقیم ورود سامانه هوشمند، کاهش چشمگیر خطای انسانی و برگشت پرونده‌هاست. در شرایط گذشته، بین ۸۰ تا ۸۵ درصد درخواست‌ها به دلیل نقص مدارک یا اشتباه در تنظیم اوراق رد می‌شد، اما اکنون این میزان به حدود ۱۵ تا ۲۰ درصد رسیده است. همچنین برگشت صورت‌جلسات تغییرات شرکت‌ها که در روش سنتی حدود ۷۰ درصد بود، با سامانه جدید به حدود ۱۰ درصد کاهش یافته است. استانداردسازی اساسنامه‌ها، فرم‌ها و صورت‌جلسات، و الزام به امضای دیجیتال، نقش مهمی در این کاهش ایفا کرده‌اند.

امنیت اسناد با امضای دیجیتال

معاون امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور گفت: «با امضای دیجیتال، امکان جعل امضا یا ادعای امضای تحت فشار کاملاً از میان می‌رود و اسناد از همان لحظه ثبت، معتبر و قابل استناد هستند.»

اتصال وب‌سرویسی به ۱۴ دستگاه و حذف کامل مکاتبات کاغذی

وی اذعان داشت: یکی دیگر از مزیت‌های مهم این سامانه، اتصال الکترونیکی آن به بیش از ۱۴ دستگاه اجرایی کشور است. از جمله این دستگاه‌ها می‌توان به بانک مرکزی، وزارت اقتصاد و دارایی، سازمان بورس، وزارت صمت، سازمان تأمین اجتماعی، نیروی انتظامی، گمرک، وزارت راه و شهرسازی, سازمان برنامه و بودجه، دیوان محاسبات و روزنامه رسمی اشاره کرد. این اتصال وب‌سرویسی سبب شده کلیه استعلام‌ها، پاسخ‌های اداری، تطبیق اطلاعات، اعتبارسنجی هویتی و ارسال آگهی‌ها بدون حتی یک مکاتبه یا مراجعه حضوری انجام شود. نمونه روشن این موضوع، افتتاح حساب شرکت‌هاست که اکنون بدون حضور مؤسسین و به‌طور کامل از طریق سامانه انجام می‌شود.

گام دوم هوشمندسازی؛ سامانه اجرای اسناد رسمی

به گفته معاون امور اسناد سازمان ثبت، این سامانه تنها بخشی از برنامه گسترده هوشمندسازی این سازمان است. بخش دیگر این برنامه، سامانه اجرای اسناد رسمی است که اکنون در چهار اداره تهران به‌صورت آزمایشی آغاز شده و به‌زودی به استان‌هایی مانند اصفهان تعمیم داده می‌شود. این سامانه می‌تواند صدور اجراییه، ارجاع کارشناسی، برگزاری مزایده‌های سراسری و صدور اسناد انتقال اجرایی را بدون مراجعه دفعات متعدد و تنها از طریق بستر الکترونیک انجام دهد. شرکت در مزایده‌ها از هر نقطه کشور امکان‌پذیر است و صدور نخستین اسناد تمام‌الکترونیکی در این بخش، گام مهمی در حذف تدریجی کاغذ خواهد بود.

دامنه قانون ماده ۱۰ و هدف‌های آن

در بخش دیگری از این نشست، صفدر کشاورز، معاون ثبت اسناد کشور، گزارشی از روند اجرای قانون ماده ۱۰ و صدور اسناد مالکیت در اصفهان ارائه کرد. او گفت اجرای این قانون به دو دسته اقدامات تقسیم می‌شود: مواد ۱ تا ۹ که به تنظیم دقیق‌تر اسناد و تبادل سریع اطلاعات مربوط است و مواد ۱۰ تا ۱۶ که تعیین تکلیف املاک فاقد سند رسمی، نقل و انتقالات گذشته و صدور سند مالکیت را هدف گرفته است.

رفع موانع صدور پایان کار و سند

کشاورز توضیح داد: با تصویب تبصره ۶ ماده ۱۰، مسیر صدور پایان کار و سپس صدور سند مالکیت قطعات بدون مانع شده و اکنون شهرداری‌ها مکلف‌اند پایان کار واحدها را صادر کنند.

عملکرد اصفهان در ماده ۱۰؛ آمار دقیق و پیشتازی استان

وی با ارائه آماری دقیق از عملکرد استان اصفهان اعلام کرد: تاکنون ۴۵۷ هزار و ۵۹۷ پرونده در این سامانه ثبت شده که از این تعداد ۴۴۰ هزار و ۵۵۹ پرونده تأیید شده و ۴۰۲ هزار و ۵۸۶ رأی مثبت صادر شده است. تنها نزدیک به ۴۵ هزار پرونده باقی مانده که مراحل رسیدگی آن‌ها رو به اتمام است.

تثبیت اراضی زراعی؛ ۷۸ درصد اراضی استان سنددار شد

معاون ثبت اسناد کشور ادامه داد:در حوزه اراضی زراعی، از مجموع ۴۲۰ هزار و ۴۱۰ هکتار اراضی استان، بیش از ۳۲۷ هزار و ۸۴۱ هکتار تثبیت شده و سنددار شده‌اند؛ این نسبت معادل ۷۸ درصد اراضی استان است و نقش اصفهان را به‌عنوان یکی از استان‌های پیشتاز کشور تثبیت می‌کند.

پیشرفت سریع تدوین آیین‌نامه‌های قانون ثبت رسمی

اعظم قویدل، سخنگوی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، با ارائه توضیحاتی گسترده درباره روند اجرای قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول اعلام کرد این قانون که در ابتدای سال جاری تصویب شده، برای اجرا نیازمند مجموعه‌ای کامل از آیین‌نامه‌ها بوده است. به گفته او، از چهارده آیین‌نامه مورد نیاز، ده مورد تاکنون در قوه قضائیه و هیئت وزیران تصویب شده و چهار آیین‌نامه دیگر نیز در مراحل نهایی بررسی و تدوین قرار دارد. او گفت سرعت پیشرفت در این مرحله نشان‌دهنده رویکرد جدی دستگاه قضایی برای اجرای بدون وقفه این قانون است.

آغاز آزمایشی سامانه ثبت ادعاهای مالکیت

در ادامه، قویدل از راه‌اندازی آزمایشی سامانه ساماندهی اسناد غیررسمی خبر داد و اعلام کرد شهروندان اکنون می‌توانند ادعاهای مرتبط با مالکیت یا سایر حقوق خود نسبت به املاک فاقد سند رسمی را از طریق این سامانه ثبت کنند. او توضیح داد دوره فعلی صرفاً فاز آزمایشی است و برای سنجش بار ترافیکی، ارزیابی مدارک، هماهنگی با نهادهای فنی و رفع اشکالات احتمالی اجرا می‌شود.

محاسبه مهلت قانونی دو ساله چگونه است؟

سخنگوی سازمان ثبت تأکید کرد: آغاز مهلت قانونی دو ساله فقط از زمانی محاسبه خواهد شد که رئیس قوه قضائیه دستور راه‌اندازی رسمی سامانه را صادر کند و این دستور در روزنامه رسمی منتشر شود. بنابراین ثبت‌های فعلی مردم در بازه آزمایشی صرفاً برای آماده‌سازی سامانه است و زمان رسمی هنوز شروع نشده است.

نقش مشاوران املاک در اجرای سراسری قانون

قویدل با اشاره به نقش کلیدی شبکه مشاوران املاک گفت :تاکنون بیش از نود درصد از صد و چهل و شش هزار مشاور املاک دارای پروانه در کشور به سامانه ثبت الکترونیک اسناد متصل شده‌اند. به گفته او، این میزان مشارکت نشان می‌دهد روند گذار از معاملات سنتی به ثبت الکترونیکی در سطح صنف، بسیار سریع‌تر از انتظار در حال پیشرفت است.

راه‌اندازی کارگزاری‌های فنی و ثبتی برای ساماندهی املاک فاقد سند

او همچنین اعلام کرد :دستورالعمل تشکیل کارگزاری‌های فنی، حقوقی و ثبتی در ۲۶ مهرماه امسال تصویب شده است. این کارگزاری‌ها قرار است بخش مهمی از عملیات فنی و تهیه مستندات مردم را برعهده بگیرند؛ از جمله تهیه نقشه‌های دقیق، تکمیل پرونده‌ها، راهنمایی متقاضیان و بارگذاری مدارک در سامانه. قویدل تأکید کرد این مراکز تحت نظارت سازمان ثبت فعالیت می‌کنند و به‌زودی در نقاط مختلف کشور شروع به کار خواهند کرد.

چه کسانی ملزم به ثبت ادعای مالکیت هستند؟

سخنگوی سازمان ثبت گفت :تمامی افرادی که نسبت به ملکی فاقد سند رسمی ادعای مالکیت، حقوق عینی یا حقوق انتفاعی دارند — از حق سکنی و عمری گرفته تا حق رقبی و منافع بیش از دو سال — موظف‌اند ظرف دو سال از آغاز رسمی سامانه، ادعای خود را ثبت کنند. این الزام شامل نسق‌داران زراعی، مالکان املاکی که روند ثبت آن‌ها نیمه‌تمام مانده، خریدارانی که انتقال آن‌ها در دفاتر رسمی ثبت شده اما سند صادر نشده، و افرادی که از دستگاه‌های دولتی زمین دریافت کرده‌اند نیز می‌شود.

مدارک لازم برای ثبت ادعا و نقش نقشه UTM

قویدل توضیح داد: همه متقاضیان باید نقشه UTM ملک را که دارای مختصات دقیق جغرافیایی باشد در سامانه بارگذاری کنند. او چهار مرجع مجاز برای تهیه این نقشه‌ها را معرفی کرد: کارشناسان رسمی دادگستری در رشته نقشه‌برداری، کارگزاری‌های فنی و ثبتی، مراکز دارای کد استحصال از سامانه شمیم و متخصصان دارای صلاحیت از نظام مهندسی نقشه‌برداری. علاوه بر نقشه، مدارکی مانند قولنامه، استشهادیه محلی، مدارک وراثت یا اسناد مشابه نیز باید بارگذاری شود.

برخورد با ادعاهای غیرواقعی و جریمه ۲۰ درصدی

سخنگوی سازمان ثبت هشدار داد :ثبت ادعای غیرواقعی یا فاقد مدارک کافی، صرفاً یک خطای اداری محسوب نمی‌شود و قانون برای آن عواقب جدی تعیین کرده است. به گفته وی اشخاصی که ادعای مالکیت نادرست مطرح کنند علاوه بر احتمال تعقیب کیفری، باید بیست درصد ارزش روز ملک را نیز به‌عنوان جریمه پرداخت کنند. این جریمه بالا برای جلوگیری از سوءاستفاده و ایجاد اختلافات صوری در سامانه پیش‌بینی شده است.

تفاوت مأموریت سکوی کاتب و سامانه خودنویس

قویدل در پاسخ سوال خبرنگار دنیای اسرار  برای رفع برداشت‌های نادرست میان مردم توضیح داد :سکوی «کاتب» زیر نظر سازمان ثبت فعالیت می‌کند و فقط مشاوران املاک دارای پروانه می‌توانند از آن برای ثبت پیش‌نویس قراردادهای معاملات ملکی استفاده کنند. این سکو دو نوع ثبت را ارائه می‌دهد: ثبت یک‌مرحله‌ای برای املاک دارای سند سبز حدنگار (با مهلت پنج‌روزه مراجعه به دفترخانه) و ثبت قراردادهای استاندارد با مهلت مراجعه سه‌ماهه.

ودرادامه افزود:در مقابل، سامانه «خودنویس» زیر نظر وزارت راه و شهرسازی است و برای ثبت قراردادهای اجاره زیر دو سال، املاک فاقد سند رسمی و املاکی که سند زرد یا دفترچه‌ای دارند استفاده می‌شود. قویدل تأکید کرد این دو سامانه مکمل یکدیگرند و هیچ تداخلی ندارند.

پایان معاملات عادی و الزام مراجعه به دفترخانه

در جمع‌بندی، سخنگوی سازمان ثبت اعلام کرد :یک‌سال پس از راه‌اندازی رسمی سامانه ماده ۱۰، انجام هر نوع معامله عادی ممنوع خواهد شد و تمام نقل‌وانتقالات باید از مسیر رسمی دفاتر اسناد انجام گیرد. او گفت حتی اگر مردم بتوانند پیش‌نویس قرارداد را خودشان تنظیم کنند، سند نهایی تنها زمانی معتبر است که در دفترخانه رسمی ثبت شود.

تاکید بر ضرورت جلوگیری از دسترسی‌های غیرقانونی؛ خدمات تخصصی باید صرفاً در اختیار مردم و مراجع رسمی باشد

در پی طرح پرسشی درباره چرایی دسترسی عمومی و برخی کافی‌نت‌ها به سامانه‌های تخصصی مرتبط با مشاوران املاک  مانند سامانه «خودنویس» ـ دکتر  حسن بابایی ریاست عالی سازمان ثبت اسنادو املاک کشور  در گفت‌وگو با خبرنگار دنیای اسرار توضیح داد :این دسترسی‌ها «از کنترل سازمان خارج نشده» و چارچوب قانونی مشخصی برای استفاده از آنها وجود دارد.

به گفته این مقام مسئول، سرویس‌هایی همچون «خودنویس» و«کاتب» ،  به‌گونه‌ای طراحی شده‌اند که امکان راستی‌آزمایی اطلاعات، تشخیص اصالت ملک و احراز هویت افراد به صورت دقیق و آنلاین انجام شود.

وی افزود: «با توجه به همین دسترسی‌ها، خطاهای احتمالی شناسایی و رفع می‌شوند. ما حتی آمادگی داریم تمام دسترسی‌های لازم را در اختیار مراجع قانونی قرار دهیم تا سامانه‌ها در مسیر صحیح و قانونی حرکت کنند.»

«بابایی، ریاست عالی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، در پاسخ به پرسش خبرنگار دنیای اسرار و با اشاره به صراحت ماده ۳ قانون درخصوص حدود وظایف مشاوران املاک،  تبصره 2 ماده 3خود اشخاص همچنین ماده ۲ قانون دفاتر اسناد رسمی تأکید کرد: مطابق قانون، استفاده از خدمات سامانه‌های ثبتی و نیز تشخیص کاربری و احراز اصالت ملک باید صرفاً توسط یکی از سه مرجع قانونی یعنی مردم، مشاوران املاک دارای مجوز یا دفاتر اسناد رسمی انجام شود.

او هشدار داد :واگذاری این فرایند به افراد یا مراکز فاقد صلاحیت، از جمله کافی‌نت‌ها یا اشخاص واسطه، خارج از چارچوب قانونی بوده و می‌تواند بستر بروز تخلف و سوءاستفاده را فراهم کند.»

این توضیحات در حالی بیان می‌شود که طی ماه‌های اخیر، برخی گزارش‌های میدانی از استفاده نادرست کافی‌نت‌ها و واسطه‌های غیرمجاز از سامانه‌های ثبتی منتشر شده و همین موضوع، نگرانی‌هایی درباره احتمال خطا، جعل یا سوءاستفاده در روند معاملات ملکی ایجاد کرده است.

به گفته مسئولان، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برای جلوگیری از هرگونه انحراف در روند معاملات و اسناد، علاوه بر سامانه «کاتِب»، مجموعه‌ای از ابزارهای نظارتی و هویتی را نیز تقویت کرده است تا فرایندهای ثبتی صرفاً بر بستر قانونی و از سوی مراجع مجاز انجام شود.

خبرنگار:علیرضاهژبری